Die meisten Unternehmen wachsen digital organisch. Oft heißt das: Sie fügen neue Tools genau dann hinzu, wenn sie gebraucht werden. Ein Formular-Plugin hier, ein Newsletter-Tool dort, dazu ein CRM, ein Design-Tool, eine Signaturlösung. Was pragmatisch klingt, endet nicht selten in einem digitalen Flickenteppich – voller Einzelstücke, aber ohne gestalterisches Konzept.
Diese eher aktionistisch geprägte Herangehensweise bereitet Ihnen schnell auf verschiedensten Ebenen Kopfschmerzen: Tools, die nicht miteinander sprechen, doppelte Datenpflege, Medienbrüche – und Teams, die mehr Zeit mit der Abstimmung als mit der eigentlichen Arbeit verbringen.
Doch es geht auch anders: Mit klaren Prinzipien und einem durchdachten Toolstack verwandeln Sie den digitalen Flickenteppich in ein stimmiges, funktionales Interieur. Was Sie dafür lassen, und was lieber tun sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
❌ Die häufigsten Don’ts – so entsteht Tool-Chaos
„Mehr Tools = besser digitalisiert.“
Falsch. Oft ist das Gegenteil der Fall: Weniger Tools bedeuten mehr Klarheit, Übersicht und reduzieren Ihren Wartungsaufwand immens. Ein weiterer netter Nebeneffekt: Sie haben meist mehr Geld in der Tasche.
„Wir nehmen, was gerade schnell hilft.“
Ohne Strategie entsteht Stückwerk – und jede neue Software bringt mehr Komplexität in Ihre Prozesse. Von echter Hilfe ist das sehr weit entfernt. Schnellschüsse haben zudem wenig mit langfristiger strategischer Planung zu tun.
„Das Tool ist günstig, das nehmen wir.“
Es ist nicht verboten, mal eine Promo-Aktion mitzunehmen. Allerdings sollten günstige Tools stets hinsichtlich ihres Funktionsumfangs und ihres Fit bezüglich des gesamten Toolstacks überprüft werden.
„Wir machen das wie die anderen.“
Was bei anderen funktioniert, passt nicht automatisch zu Ihren Prozessen. Fremde Strukturen können zwar funktionieren, versprechen aber nicht automatisch den Erfolg, den andere erleben.
„Das kann man später noch zusammenführen.“
Missverständnisse in Ihrem Toolstack oder Brüche in der Customer Journey werden selten nachträglich angegangen, sondern wachsen mit, bis Sie zu groß sind, um Sie schnell und effizient zu egalisieren.
✅ Die wichtigsten Do’s – mit dem CRM als Startpunkt
Ein durchdachter Toolstack braucht einen stabilen Kern. Und der beginnt aus unserer Sicht idealerweise bei einem CRM, denn hier laufen alle Fäden der Customer Journey zusammen: von der ersten Anfrage bis zur Nachbetreuung. Wer rund um das CRM aufbaut, kann sich also früh Chaos und Frust ersparen.
So werden Sie Toolstack-Meister:
- Beginnen Sie zentral, nicht dezentral.
Starten Sie mit einem CRM-System als verbindendes Element zwischen Vertrieb, Marketing und Service – es ist die Basis für alle weiteren Tools. - Denken Sie in Prozessen, nicht in Funktionen.
Bevor Sie nach Tools suchen, klären Sie, welche Abläufe Sie digital abbilden oder verbessern möchten. Erst danach folgt die Toolauswahl – passend zu diesen Zielen. - Wählen Sie Systeme, die sich gut integrieren lassen.
Schnittstellen, Webhooks, APIs – achten Sie darauf, dass neue Tools sich technisch sauber einfügen lassen, statt Insellösungen zu schaffen. - Planen Sie Ihren Toolstack entlang der Customer Journey.
Überlegen Sie, welche Touchpoints Ihr Kunde durchläuft – und welches System dort jeweils unterstützt: von Leadgewinnung über Angebotsmanagement bis Kundenservice. - Denken Sie in Modulen statt in All-in-One-Lösungen.
Skalierbare Set-ups mit klaren Zuständigkeiten sind oft nachhaltiger als riesige Systeme mit Funktionen, die niemand nutzt. - Schaffen Sie interne Zuständigkeiten und klare Strukturen.
Wer ist für welches Tool verantwortlich? Wie läuft der Support? Wo werden Daten gepflegt? Je klarer diese Fragen beantwortet sind, desto stabiler das System.
Fazit: Ein guter Stack braucht Klarheit, nicht Masse
Leben Sie beim Thema Tools stets nach folgender Prämisse: Tools sollen Arbeit abnehmen und nicht neue machen. Wer wild stapelt, landet schnell im Chaos. Wer allerdings strategisch denkt, baut Schritt für Schritt eine skalierbare Infrastruktur auf. Unser Tipp: Bauen Sie Ihre Tool-Infrastruktur frühzeitig rund um ein CRM, das Ihnen als zentrales Steuerungstool dient. Marktführer wie Hubspot bringen bereits viele Funktionen mit. Wenn Sie für etwas doch einmal ein anderes Tool nutzen wollen, gibt es genug Schnittstellen und APIs, mit denen Sie Ihr individuelles Toolstack nach und nach erweitern können.